Pressemitteilung versenden & verschicken: Tipps, Anleitung & Möglichkeiten

Noch nie trafen so viele PR-Agenturen auf so wenige, qualitative Medien wie heute. Wenn Sie eine Pressemitteilung versenden möchten, stehen Sie vor der Herausforderung, aus der Masse herauszustechen. Der Erfolg hängt dabei weniger vom Zufall ab als von der richtigen Strategie, dem optimalen Timing und einem gepflegten Verteiler. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre PR-Texte nicht nur ankommen, sondern tatsächlich gelesen und veröffentlicht werden.

Heute dominieren folgende 4 Möglichkeiten zum Pressemitteilung versenden:

• E-Mail-Verteiler (eigens aufgebaut)
• Online-Presseportale (openPR, Pressebox)
• Professionelle Distributionsdienste (DPA, APA, Newsaktuell)
• PR-Agentur oder Media Agentur (z.B. Wordsmattr oder Tonka PR)

Dabei bietet jeder Kanal spezifische Vorteile: Der direkte E-Mail-Versand ermöglicht persönliche Ansprache, Portale wie openPR und PresseBox verstärken die SEO-Wirkung, und Services wie news aktuell oder dpa OTS garantieren maximale Reichweite. Die Kunst liegt in der intelligenten Kombination dieser Kanäle – abhängig von Budget, Zielgruppe und Kommunikationsziel.

Was viele unterschätzen: Eine professionell aufbereitete Pressemitteilung kann heute weit mehr bewirken als reine Medienberichterstattung. Sie generiert wertvollen Content für Suchmaschinen, schafft dauerhafte Online-Präsenz und erreicht Zielgruppen direkt über digitale Kanäle. Gleichzeitig warnt eine aktuelle Studie von news aktuell: Über 60 Prozent aller Journalisten löschen irrelevante Pressemitteilungen ungeöffnet. Die Lösung? Eine durchdachte Versandstrategie, die wir Ihnen Schritt für Schritt vorstellen.

1. Die strategische Grundlage: Warum der richtige Versandweg entscheidend ist

Jeder Versandweg erzielt eine andere Wirkung – diese simple Erkenntnis wird oft unterschätzt. Die Wahl des Distributionskanals beeinflusst direkt Reichweite, Reaktionsquote und langfristige Sichtbarkeit Ihrer Nachricht. Während eine persönliche E-Mail an ausgewählte Fachjournalisten hohe Veröffentlichungsquoten erzielt, schaffen Online-Portale nachhaltige SEO-Effekte. Professionelle Dienste wie dpa OTS wiederum garantieren sofortige Präsenz in Redaktionssystemen.

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Laut einer Analyse von news aktuell erreichen personalisierte Mailings bis zu 30 Prozent höhere Öffnungsraten als ungezielte Massenversände. Gleichzeitig zeigt die Erfolgsstatistik von openPR mit über 6 Millionen jährlichen Visits das immense Potenzial digitaler Verbreitungskanäle. Diese Diskrepanz verdeutlicht: Ohne klare Strategie verpuffen selbst die besten Nachrichten wirkungslos.

Ein mittelständisches Unternehmen aus der Baubranche machte kürzlich mit Wordsmattr folgende Erfahrung: Die Ankündigung einer innovativen Nachhaltigkeitstechnologie ging parallel über drei Kanäle raus. Per E-Mail an 50 handverlesene Fachjournalisten, über openPR für die SEO-Wirkung und via PresseBox für die Tech-Community. Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: 12 Printveröffentlichungen, über 3.000 Website-Besucher und eine Top-10-Platzierung bei Google für relevante Suchbegriffe.

Pressemitteilungen verschicken: Möglichkeiten

Die Praxis zeigt: Erfolgreiche PR-Profis denken in Synergien statt in Entweder-oder-Kategorien. Sie kombinieren die Stärken verschiedener Kanäle und passen ihre Strategie an jede Meldung individuell an.

2. Pressemitteilung versenden per E-Mail: Der direkte Draht zur Redaktion

Die E-Mail bleibt der Königsweg für den direkten Journalistenkontakt. Mit einem gepflegten Verteiler und professioneller Aufbereitung erreichen Sie Öffnungsraten von über 40 Prozent – vorausgesetzt, Sie beherrschen das Handwerk. Der größte Fehler: Massenmails mit generischen Betreffzeilen und lieblos kopierten Texten. Stattdessen braucht es Fingerspitzengefühl und klare Regeln.

Die Betreffzeile entscheidet über Erfolg oder Papierkorb. News aktuell empfiehlt, das Wort „Pressemitteilung“ komplett wegzulassen. Formulieren Sie stattdessen knackig und konkret: „Startup X revolutioniert Recycling mit KI-Technologie“ statt „Pressemitteilung der Firma X“. Der Journalist muss sofort verstehen, warum diese Nachricht relevant ist. Dabei gilt: Maximal 50 Zeichen, keine Großschreibung, keine Ausrufezeichen.

Ein Maschinenbauer aus Stuttgart versendete kürzlich die Ankündigung einer Millionen-Investition. Das Anschreiben war persönlich formuliert, der Pressetext direkt im E-Mail-Body eingefügt, relevante Grafiken als PDF angehängt. Die Betreffzeile: „Stuttgarter Mittelstand investiert 5 Mio. in grüne Produktion“. Resultat: Vier regionale Zeitungen griffen das Thema auf, zwei Fachmagazine folgten mit ausführlichen Berichten.

Profis nutzen zudem Tools wie Mailchimp oder SendinBlue für personalisierte Serienversände. Diese ermöglichen individuelle Anreden, Tracking der Öffnungsraten und automatisches Bounce-Management. Wichtig: Verzichten Sie auf Lesebestätigungen – diese wirken aufdringlich und unprofessionell. Vertrauen Sie stattdessen auf Qualität und bauen Sie langfristige Beziehungen zu Journalisten auf.

3. Presseverteiler aufbauen und pflegen: Ihr wertvollstes PR-Asset

Ein aktueller, zielgerichteter Presseverteiler ist Gold wert. Über 60 Prozent aller Journalisten löschen laut news aktuell irrelevante Mails ungeöffnet – ein schlechter Verteiler ruiniert jede noch so gute Nachricht. Die Lösung: Qualität statt Quantität, Pflege statt Vernachlässigung, Segmentierung statt Gießkannenprinzip.

Beginnen Sie mit einer klaren Zielgruppenanalyse. Welche Medien berichten über Ihre Themen? Welche Journalisten schreiben in Ihrem Fachgebiet? Tools wie Zimpel oder Cision bieten umfangreiche Mediendatenbanken, doch die beste Liste entsteht durch eigene Recherche. Lesen Sie relevante Artikel, notieren Sie Autorennamen, sammeln Sie Kontaktdaten von Impressumsseiten.

Ein regionaler Tourismusverband strukturierte seinen Verteiler komplett neu: Statt 500 wahllose Kontakte nun 120 handverlesene Reisejournalisten, unterteilt nach Print, Online und Bloggern. Jede Gruppe erhält maßgeschneiderte Inhalte. Die Veröffentlichungsquote stieg von 5 auf 25 Prozent. Der Aufwand für die Pflege: zwei Stunden monatlich für Updates und neue Kontakte.

Presseverteiler Tipps im Überblick

Moderne CRM-Systeme erleichtern die Verteilerpflege erheblich. Sie tracken Interaktionen, speichern Themenvorlieben und erinnern an Follow-ups. Der wichtigste Tipp: Bauen Sie persönliche Beziehungen auf. Ein kurzer Anruf, ein Messebesuch oder ein gemeinsames Mittagessen schaffen Vertrauen. Journalisten sind Menschen – behandeln Sie sie auch so.

4. Online-Presseportale nutzen: Reichweite multiplizieren mit openPR und PresseBox

Presseportale sind die Geheimwaffe für maximale Online-Sichtbarkeit. Mit über 6 Millionen Visits jährlich allein auf openPR erreichen Sie ein Vielfaches Ihrer E-Mail-Kontakte – und das oft kostenlos. Der Clou: Neben direkter Leserschaft profitieren Sie von massiven SEO-Effekten durch Backlinks und Google-News-Integration.

OpenPR dominiert den deutschen Markt mit über 4,6 Millionen veröffentlichten Pressemitteilungen. Das Portal verteilt kostenlos an 2.500 registrierte Journalisten und 50 weitere Presseportale. Die Basisnutzung ist gratis, Premium-Features starten bei 47 Euro monatlich. Besonders stark: die automatische Keyword-Optimierung und RSS-Feed-Distribution.

PresseBox punktet speziell im B2B- und Tech-Bereich. Die UNITED NEWS NETWORK-Plattform bietet ebenfalls kostenlose Basisveröffentlichungen. Der Vorteil: Integration in Google News und einen eigenen Unternehmens-Newsroom. Premium-Pakete mit garantierter Platzierung und detaillierter Erfolgsanalyse ergänzen das Angebot.

Ein Software-Startup testete beide Portale parallel: Eine Produktankündigung auf openPR generierte 450 Klicks und drei Backlinks binnen einer Woche. Dieselbe Meldung auf PresseBox erreichte 320 Klicks, führte aber zu zwei konkreten Journalistenanfragen. Die Lehre: Nutzen Sie mehrere Portale gleichzeitig für maximale Streuung.

Der strategische Einsatz von Presseportalen erfordert Planung. Optimieren Sie Ihre Texte für Suchmaschinen, nutzen Sie relevante Keywords und fügen Sie Multimedia-Content hinzu. Videos erhöhen die Verweildauer um durchschnittlich 40 Prozent. Wichtig: Vermeiden Sie Duplicate Content – variieren Sie Ihre Texte für verschiedene Portale.

5. Professionelle Distribution via news aktuell und dpa OTS

Wenn maximale Medienpräsenz gefordert ist, führt kein Weg an professionellen Diensten vorbei. Der dpa OTS-Service erreicht praktisch jede deutsche Redaktion binnen Minuten – direkt im Redaktionssystem, ohne Umwege. Mit 11,5 Millionen monatlichen Visits auf dem news aktuell Portal kommt massive Online-Reichweite dazu.

Das OTS-Netzwerk (Original Text Service) der Deutschen Presse-Agentur ist der Gold-Standard für Unternehmenskommunikation. Ihre Meldung landet zeitgleich bei allen relevanten Print-, Online-, TV- und Radioredaktionen. Die Integration erfolgt direkt in professionelle Redaktionssysteme wie OpenMedia oder CCNews. Journalisten sehen Ihre Nachricht automatisch in ihrem Arbeitsflow.

Eine börsennotierte AG nutzte OTS für die Veröffentlichung ihrer Quartalszahlen. Binnen 30 Minuten erschien die Meldung bei Handelsblatt, FAZ und Reuters. Die Social-Media-Verbreitung lief automatisch, inklusive Posting auf Twitter und LinkedIn. Das integrierte Monitoring zeigte: 45 Clippings in Printmedien, 120 Online-Veröffentlichungen, Reichweite über 5 Millionen Kontakte.

Die Kosten beginnen bei etwa 1.000 Euro für nationale Basisverteilung. Internationale Pakete, Multimedia-Optionen und Sonderthemen treiben den Preis schnell in den fünfstelligen Bereich. Die Investition lohnt sich bei wirklich wichtigen Nachrichten: Übernahmen, Großinvestitionen, Krisenkommunikation oder regulatorische Pflichtmitteilungen.

OTS Pricing im Vergleich

News aktuell bietet zusätzliche Services wie die ots-Mailbox für automatischen Empfang relevanter Mitteilungen oder das Paid Content Network für Native Advertising. Die Erfolgsanalyse ist detailliert: Sie sehen genau, welche Redaktion wann auf Ihre Meldung zugegriffen hat. Diese Transparenz rechtfertigt für viele Unternehmen die hohen Kosten.

6. Kostenübersicht: Budget optimal einsetzen beim Pressemitteilung versenden

Die Preisspanne beim Versenden einer Pressemitteilung könnte größer nicht sein: Von null Euro für den E-Mail-Eigenversand bis zu fünfstelligen Beträgen für globale OTS-Kampagnen ist alles möglich. Die Kunst liegt darin, das Budget intelligent auf verschiedene Kanäle zu verteilen und für jede Nachricht den optimalen Mix zu finden.

Kleine Unternehmen und Startups setzen primär auf kostenlose Optionen: E-Mail-Versand an selbst recherchierte Kontakte, Gratisveröffentlichungen auf openPR und Social-Media-Distribution. Mit monatlich 50 Euro Budget lässt sich bereits ein professionelles Premium-Portal-Abo finanzieren. Diese Strategie funktioniert gut für regionale News und Nischenthemen.

Der Mittelstand investiert gezielter: Ein Mix aus bezahlten Portalen (200-500 Euro monatlich), gelegentlichen OTS-Aussendungen (2-4 Mal jährlich) und professioneller Verteilerpflege. Ein typisches Jahresbudget liegt bei 5.000 bis 15.000 Euro. Dafür gibt es kontinuierliche Medienpräsenz und messbare SEO-Effekte.

Konzerne und börsennotierte Unternehmen kalkulieren anders: Hier sind 50.000 bis 200.000 Euro jährlich für Pressedistribution normal. Jede Pflichtmitteilung geht über OTS, wichtige News erhalten Multimedia-Pakete, internationale Märkte werden separat bespielt. Die Faustregel: Je größer die Zielgruppe und je wichtiger die Nachricht, desto höher das sinnvolle Investment.

Pressemitteilung versenden: Kosten

Ein altbewährter Ansatz: Testen Sie zunächst kostenlose Kanäle und analysieren Sie die Resonanz. Steigern Sie das Budget schrittweise für wichtige Meldungen. Professionelle Advertorial-Kampagnen bieten oft ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als teure Einzelaussendungen – besonders wenn garantierte Veröffentlichungen gewünscht sind.

7. Timing und Best Practices: Wann und wie Sie optimal versenden

Das perfekte Timing kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Dienstag bis Donnerstag zwischen 8 und 10 Uhr morgens erzielt die höchsten Öffnungsraten – das bestätigen Studien von news aktuell und eigene Erfahrungen. Freitagnachmittag oder Wochenende sind tabu, außer bei echten Breaking News.

Die Medienlandschaft folgt klaren Rhythmen: Tageszeitungen planen morgens zwischen 9 und 11 Uhr die nächste Ausgabe. Wochenzeitungen haben montags und dienstags Redaktionsschluss. Online-Medien publizieren kontinuierlich, mit Peaks am Vormittag und frühen Abend. Radio-Nachrichten werden stündlich aktualisiert – hier zählt Schnelligkeit.

Ein Fintech-Startup experimentierte mit verschiedenen Versandzeiten: Dieselbe Meldung erzielte dienstags um 9 Uhr eine Öffnungsrate von 42 Prozent, freitags um 15 Uhr nur 11 Prozent. Die Konversion zu Artikeln lag bei 8 versus 1 Veröffentlichung. Der Unterschied: 30 Minuten Recherche für optimales Timing bringen mehr als teure Verteilererweiterungen.

Moderne Tools revolutionieren die PR-Arbeit: KI-basierte Textgeneratoren erstellen Entwürfe in Sekunden. Analytics-Plattformen tracken Öffnungsraten und Klicks in Echtzeit. Automation-Software plant und versendet Mitteilungen zum optimalen Zeitpunkt. Doch Vorsicht: Technologie ersetzt nicht menschliches Gespür für Nachrichtenwert und Timing.

Die Zukunft gehört der intelligenten Kombination: Nutzen Sie KI für Recherche und Textentwürfe, aber feilen Sie manuell an der finalen Version. Automatisieren Sie Routine-Versände, bleiben Sie aber flexibel für aktuelle Entwicklungen. Pflegen Sie digitale Verteiler, investieren Sie aber auch in persönliche Beziehungen. So maximieren Sie Ihre Erfolgschancen nachhaltig.

Fazit: Strategische Planung schlägt blindes Versenden

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick: Erfolgreiche Pressedistribution basiert auf drei Säulen. Erstens: Ein gepflegter, zielgerichteter Verteiler ist wichtiger als große Empfängerzahlen. Zweitens: Die Kombination verschiedener Kanäle – E-Mail, Portale, professionelle Dienste – multipliziert Ihre Reichweite. Drittens: Timing und Personalisierung entscheiden über Öffnungsraten und Veröffentlichungen.

Die digitale Transformation eröffnet völlig neue Möglichkeiten. Wo früher nur Fax und Postversand existierten, stehen heute dutzende Kanäle zur Verfügung. Online-Portale schaffen dauerhafte Sichtbarkeit, SEO-Effekte verstärken die Langzeitwirkung, Social Media erreicht Zielgruppen direkt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Journalisten erwarten perfekt aufbereitete, relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Ihre nächsten Schritte sollten klar sein: Analysieren Sie zunächst Ihre aktuelle Versandstrategie. Identifizieren Sie Schwachstellen im Verteiler und beginnen Sie mit systematischer Pflege. Testen Sie verschiedene Presseportale mit kleinem Budget. Messen Sie Erfolge und optimieren Sie kontinuierlich. Bei wichtigen Anlässen investieren Sie in professionelle Distribution – der ROI rechtfertigt die Kosten fast immer.

Die Zukunft der Pressedistribution wird noch digitaler, noch schneller, noch zielgerichteter. KI-Tools werden Texterstellung und Versand weiter vereinfachen. Predictive Analytics wird optimale Versandzeitpunkte vorhersagen. Automated Matching bringt Nachrichten und interessierte Journalisten zusammen. Doch eines bleibt: Qualität, Relevanz und persönliche Beziehungen werden immer über Masse und Automation siegen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann ist der beste Zeitpunkt, eine Pressemitteilung zu versenden?

Der optimale Versandzeitpunkt liegt zwischen Dienstag und Donnerstag, idealerweise zwischen 8 und 10 Uhr morgens. Zu dieser Zeit sind Redaktionen aufnahmebereit und planen den Tagesinhalt. Vermeiden Sie Montage (Wochenend-Aufarbeitung), Freitage (Wochenendmodus) und Feiertage. Für Online-Medien können Sie auch nachmittags zwischen 14 und 16 Uhr versenden. Radio-Nachrichten profitieren von sehr frühem Versand (5-7 Uhr). Beachten Sie Redaktionsschlüsse: Wochenzeitungen montags/dienstags, Monatspublika­tionen Mitte des Vormonats.

An wen sollte ich meine Pressemitteilung verschicken?

Versenden Sie ausschließlich an thematisch passende Journalisten und Redaktionen – Qualität vor Quantität ist hier entscheidend. Recherchieren Sie gezielt Fachjournalisten in Ihrem Bereich, regionale Medien für lokale News und Branchenpublikationen für Spezialthemen. Vermeiden Sie Massenversand an irrelevante Empfänger, da dies Ihren Ruf schädigt. Pflegen Sie separate Verteiler für unterschiedliche Themen und aktualisieren Sie Kontakte regelmäßig. Ein gut gepflegter Verteiler mit 50 relevanten Kontakten bringt mehr als 500 wahllose Adressen.

Wie verschicke ich eine Pressemitteilung optimal per E-Mail?

Kopieren Sie den kompletten Pressetext direkt in den E-Mail-Body – niemals nur als Anhang senden. Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile ohne das Wort „Pressemitteilung“, zum Beispiel „Firma X investiert 5 Mio. in Nachhaltigkeit“. Nutzen Sie persönliche Anreden, verwenden Sie BCC bei Gruppenmails und begrenzen Sie Anhänge auf maximal 10 MB (besser PDF-Format). Fügen Sie eine vollständige Signatur mit Direktkontakt ein und verzichten Sie auf Lesebestätigungen. Tools wie Mailchimp helfen bei personalisierten Serienversänden mit Erfolgsmessung.

Wo kann ich meine Pressemitteilung versenden?

Neben dem E-Mail-Versand sollten Sie multiple Kanäle nutzen: Online-Presseportale wie openPR (6 Mio. Visits/Jahr) oder PresseBox für kostenlose Reichweite und SEO-Effekte. Publizieren Sie im eigenen Website-Pressebereich und teilen Sie über Social Media (LinkedIn, Twitter). Für garantierte Reichweite bieten sich professionelle Advertorial-Services oder news aktuell/dpa OTS an. Regionale Presseclubs und Branchenverbände sind weitere Multiplikatoren. Die Kombination verschiedener Kanäle maximiert Ihre Sichtbarkeit nachhaltig.

Was kostet das Versenden einer Pressemitteilung?

Die Preisspanne reicht von kostenlos bis fünfstellig: E-Mail-Eigenversand kostet nichts außer Arbeitszeit. Online-Portale bieten Gratis-Basisversionen, Premium-Accounts starten bei 47 Euro monatlich (openPR). Professionelle PR-Tools wie Zimpel kosten 200-500 Euro monatlich. News aktuell/dpa OTS beginnt bei etwa 1.000 Euro für nationale Verteilung, internationale Pakete können 5.000-10.000 Euro kosten. Für kleine Unternehmen reichen oft 500-1.000 Euro Jahresbudget, Mittelständler investieren 5.000-15.000 Euro, Konzerne kalkulieren mit 50.000-200.000 Euro jährlich für professionelle Pressedistribution.